Privacy Policy

Bij VIQTUS hechten wij veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy. Wij verwerken persoonsgegevens steeds op een zorgvuldige, transparante en veilige manier, conform de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij ze beschermen en welke rechten u heeft.

Door gebruik te maken van onze website, mobiele applicatie, online boekingsplatform of diensten erkent u kennis te hebben genomen van dit privacybeleid.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Alexander Vanwalleghem, handelend onder de commerciële benaming VIQTUS.

Ondernemingsnummer: 0680.369.579

BTW-nummer: BE0680.369.579

Adres: Hillestraat 16, 8800 Roeselare, België

E-mail: info@viqtus.com

Telefoon: 0491 52 80 12 (Alexander)

Website: https://viqtus.com

2. Toepassingsgebied

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die VIQTUS verwerkt via onder meer:

  • onze website;

  • het contactformulier;

  • online reservaties;

  • de Trainin-app;

  • persoonlijke coaching;

  • personal training;

  • small group training;

  • sportmassages;

  • ontspanningsmassages;

  • Relox-herstelbehandelingen;

  • voedingsbegeleiding;

  • sportspecifieke coaching;

  • zwemlessen;

  • tennistrainingen;

  • communicatie via e-mail of telefoon;

  • administratieve en boekhoudkundige verwerking.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst die u gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

3.1 Identificatiegegevens

  • naam

  • voornaam

  • geboortedatum

  • geslacht

  • adres

  • e-mailadres

  • telefoonnummer

  • Beroep

3.2 Bedrijfsgegevens

Wanneer u als zelfstandige of onderneming klant bent, kunnen wij eveneens verwerken:

  • bedrijfsnaam

  • ondernemingsnummer

  • btw-nummer

  • facturatiegegevens

3.3 Betalingsgegevens

Voor het verwerken van betalingen kunnen volgende gegevens worden verwerkt:

  • betaalstatus

  • transactiereferentie

  • gekozen betaalmethode

  • factuurgegevens

VIQTUS bewaart geen volledige betaalkaartgegevens.

3.4 Gezondheids- en sportgegevens

Omdat VIQTUS professionele sport- en gezondheidsbegeleiding aanbiedt, kunnen wij – uitsluitend wanneer noodzakelijk – volgende gegevens verwerken:

  • blessures

  • lichamelijke beperkingen

  • medische aandachtspunten

  • gezondheidsinformatie die u vrijwillig meedeelt

  • gewicht

  • vetpercentage

  • spiermassa

  • lichaamsmetingen

  • trainingsresultaten

  • voortgangsrapporten

  • evaluaties

  • conditietesten

  • sportprestaties

  • persoonlijke doelstellingen

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt om u veilig en optimaal te kunnen begeleiden.

3.5 Communicatiegegevens

Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen wij verwerken:

  • onderwerp van uw bericht

  • inhoud van uw bericht

  • datum en tijdstip van communicatie

  • eventuele bijlagen

3.6 Technische gegevens

Wanneer u onze website bezoekt kunnen automatisch bepaalde technische gegevens worden verzameld, zoals:

  • IP-adres

  • browsertype

  • toesteltype

  • besturingssysteem

  • bezochte pagina's

  • datum en tijdstip van bezoek

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor beveiliging, statistieken en het verbeteren van onze dienstverlening.

4. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden.

Deze omvatten onder meer:

  • het plannen van afspraken;

  • het aanmaken van een klantaccount;

  • het uitvoeren van trainingen;

  • het begeleiden van sporters;

  • het opstellen van trainingsschema's;

  • het geven van voedingsadvies;

  • het uitvoeren van massages;

  • het veilig uitvoeren van Relox-behandelingen;

  • het opvolgen van sportprestaties;

  • het registreren van voortgang;

  • het beantwoorden van vragen;

  • klantenservice;

  • administratie;

  • facturatie;

  • betalingen;

  • wettelijke verplichtingen;

  • beveiliging van onze diensten;

  • verbeteren van onze dienstverlening.

5. Op welke rechtsgrond verwerken wij persoonsgegevens?

VIQTUS verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie gebeurt dit op basis van:

1)      Uitvoering van een overeenkomst

Bijvoorbeeld: personal training , small group training, zwemlessen, voedingsbegeleiding, massages…

2)      Wettelijke verplichtingen

Zoals: fiscale verplichtingen, boekhouding, facturatie, bewaarplichten

3)      Gerechtvaardigd belang

Bijvoorbeeld: klantenadministratie, beveiliging, fraudepreventie, kwaliteitsverbetering

4)      Toestemming

Voor bepaalde verwerkingen vragen wij vooraf uw toestemming.

Bijvoorbeeld: toekomstige nieuwsbrieven, marketingcommunicatie, bepaalde gezondheidsgegevens wanneer wettelijk vereist.

6. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

VIQTUS verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze dienstverlening, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven.

Wanneer wij samenwerken met externe dienstverleners, zorgen wij ervoor dat deze uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in opdracht van VIQTUS en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen.

7. Externe dienstverleners

Om onze dienstverlening efficiënt en veilig te kunnen aanbieden, maken wij gebruik van verschillende externe dienstverleners ("verwerkers"). Zij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor zij werden ingeschakeld.

7.1 Trainin

Voor het beheer van afspraken, klantaccounts, abonnementen, trainingsschema's, betalingen, communicatie en opvolging maken wij gebruik van het platform Trainin.

Via Trainin kunnen onder andere volgende gegevens worden verwerkt:

  • identiteitsgegevens;

  • contactgegevens;

  • afspraken;

  • trainingsschema's;

  • sportprestaties;

  • meetresultaten;

  • gezondheidsinformatie;

  • abonnementen;

  • betaalinformatie;

  • facturatiegegevens;

  • communicatie tussen klant en coach.

Trainin verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van VIQTUS.

7.2 Mollie

Voor online betalingen maken wij gebruik van Mollie.

Wanneer u online betaalt, worden bepaalde persoonsgegevens rechtstreeks verwerkt door Mollie, waaronder:

  • naam;

  • betaalmethode;

  • transactiegegevens;

  • betaalstatus;

  • factuurreferenties.

VIQTUS ontvangt nooit uw volledige betaalkaartgegevens.

7.3 Payconiq

Wanneer u betaalt via Payconiq worden de noodzakelijke betaalgegevens verwerkt om uw betaling correct uit te voeren.

VIQTUS bewaart geen vertrouwelijke betaalgegevens die door Payconiq worden verwerkt.

7.4 Microsoft 365

Voor onze dagelijkse bedrijfsvoering maken wij gebruik van Microsoft 365.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

  • e-mailcommunicatie;

  • agenda's;

  • documenten;

  • interne administratie;

  • klantencommunicatie.

Microsoft verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig haar eigen privacy- en beveiligingsstandaarden.

7.5 Dropbox

Voor de veilige opslag van documenten gebruiken wij Dropbox.

Hierop kunnen onder meer worden opgeslagen:

  • administratieve documenten;

  • facturen;

  • klantendossiers;

  • trainingsdocumenten;

  • interne werkdocumenten.

Toegang wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

7.6 Google Calendar

Op verzoek van de klant kunnen afspraken worden gesynchroniseerd met Google Calendar of een andere persoonlijke agenda.

Wanneer u hiervan gebruikmaakt, worden uitsluitend de noodzakelijke gegevens gedeeld om de afspraak correct in uw agenda weer te geven.

7.7 Peppol

Voor elektronische facturatie kunnen persoonsgegevens verwerkt worden via het Peppol-netwerk wanneer dit wettelijk of contractueel vereist is.

Dit gebeurt uitsluitend voor administratieve en fiscale doeleinden.

8. Wettelijke verplichtingen

VIQTUS kan persoonsgegevens verstrekken wanneer dit wettelijk verplicht is.

Dit kan onder meer gebeuren aan:

  • fiscale overheden;

  • gerechtelijke instanties;

  • politie;

  • toezichthoudende autoriteiten;

  • boekhouder of accountant;

  • andere bevoegde instanties.

Wij verstrekken nooit meer gegevens dan wettelijk noodzakelijk.

9. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

VIQTUS streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Bepaalde technologiepartners, zoals Microsoft of Google, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de EER.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend indien passende waarborgen aanwezig zijn overeenkomstig de AVG, zoals:

  • een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

  • standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses);

  • andere wettelijk toegestane beschermingsmechanismen.

 

10. Beveiliging van persoonsgegevens

VIQTUS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

  • verlies;

  • diefstal;

  • ongeoorloofde toegang;

  • ongeoorloofde wijziging;

  • vernietiging;

  • misbruik.

Onder meer de volgende maatregelen worden genomen:

  • beveiligde internetverbindingen (HTTPS);

  • sterke wachtwoorden;

  • toegangsbeheer;

  • beveiligde cloudopslag;

  • beperkte toegang tot persoonsgegevens;

  • regelmatige software-updates;

  • beveiligde betaalomgevingen;

  • vertrouwelijke behandeling van klantgegevens.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkel systeem een absolute beveiliging garanderen. VIQTUS blijft haar beveiligingsmaatregelen voortdurend evalueren en verbeteren.

11. Vertrouwelijkheid

Alle medewerkers, coaches en personen die in opdracht van VIQTUS persoonsgegevens verwerken, behandelen deze gegevens strikt vertrouwelijk.

Persoonsgegevens worden uitsluitend ingezien wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

12. Verwerking van gezondheidsgegevens

Voor bepaalde diensten verwerkt VIQTUS gezondheidsgegevens. Dit zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor een veilige en kwalitatieve begeleiding van de klant.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

  • blessures en lichamelijke beperkingen;

  • medische aandachtspunten;

  • gezondheidsinformatie die de klant vrijwillig verstrekt;

  • allergieën of relevante medische aandoeningen;

  • gewicht;

  • vetpercentage;

  • spiermassa;

  • lichaamsmetingen;

  • conditietesten;

  • krachtmetingen;

  • trainingsresultaten;

  • voortgangsrapporten;

  • persoonlijke doelstellingen;

  • informatie die noodzakelijk is voor sportbegeleiding, voedingsadvies of herstelbehandelingen.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt door personen die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening en worden vertrouwelijk behandeld.

VIQTUS verwerkt gezondheidsgegevens nooit voor commerciële doeleinden en verkoopt deze gegevens nooit aan derden.

13. Persoonsgegevens van minderjarigen

VIQTUS biedt onder meer zwemlessen, sportlessen en andere begeleidingsactiviteiten aan voor minderjarigen.

Wanneer een minderjarige gebruikmaakt van onze dienstverlening, worden persoonsgegevens uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Bij minderjarige klanten gebeurt de inschrijving in principe door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen persoonsgegevens van minderjarigen worden verwerkt, zoals:

  • naam;

  • geboortedatum;

  • contactgegevens;

  • sportieve voortgang;

  • gezondheidsinformatie die relevant is voor een veilige begeleiding.

Ouders of wettelijke vertegenwoordigers kunnen steeds contact opnemen met VIQTUS om persoonsgegevens van hun minderjarig kind in te kijken, te verbeteren of – indien wettelijk mogelijk – te laten verwijderen.

14. Bewaartermijnen

VIQTUS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de bescherming van de gerechtvaardigde belangen van VIQTUS.

De gebruikelijke bewaartermijnen zijn onder meer:

Klantgegevens

Zolang de klant gebruikmaakt van onze dienstverlening en nadien zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor klantenopvolging, toekomstige dienstverlening of wettelijke verplichtingen.

Trainings- en begeleidingsgegevens

Worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om de voortgang van klanten correct op te volgen en een kwalitatieve dienstverlening te kunnen aanbieden.

Gezondheidsgegevens

Worden uitsluitend bewaard zolang zij noodzakelijk zijn voor een veilige en correcte begeleiding van de klant.

Facturen en boekhoudkundige documenten

Worden bewaard overeenkomstig de wettelijke fiscale bewaartermijnen.

Communicatie

E-mails, contactaanvragen en andere communicatie kunnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor een correcte klantenservice of administratieve opvolging.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaring vereist.

15. Camerabewaking

Ter bescherming van personen, gebouwen en eigendommen maakt VIQTUS gebruik van camerabewaking op bepaalde delen van haar locatie.

De camera's bevinden zich uitsluitend buiten het gebouw en zijn gericht op de beveiliging van de toegang en de onmiddellijke omgeving.

Er worden geen camera's gebruikt in de fitnessruimte, behandelingsruimtes of andere plaatsen waar klanten een verhoogde verwachting van privacy hebben.

Beelden worden uitsluitend gebruikt voor beveiligingsdoeleinden en kunnen, indien wettelijk vereist, worden verstrekt aan bevoegde autoriteiten.

Camerabeelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en conform de toepasselijke Belgische regelgeving inzake camerabewaking.

 

16. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan onze website op uw toestel worden opgeslagen. Ze zorgen ervoor dat de website correct functioneert, verbeteren de gebruikservaring en kunnen worden gebruikt voor analytische doeleinden.

De website van VIQTUS wordt gehost via Squarespace, dat gebruikmaakt van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de technische werking en beveiliging van de website.

Afhankelijk van de configuratie van de website kunnen daarnaast analytische cookies worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en onze dienstverlening verder te verbeteren.

Wanneer in de toekomst marketing- of advertentiediensten worden toegevoegd (zoals Meta Pixel of Google Ads), zullen dergelijke cookies uitsluitend worden geplaatst nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven, voor zover de wet dit vereist.

U kunt cookies beheren of verwijderen via de instellingen van uw internetbrowser. Houd er rekening mee dat bepaalde onderdelen van de website mogelijk niet optimaal functioneren wanneer essentiële cookies worden uitgeschakeld.

Een overzicht van de cookies die via Squarespace worden gebruikt, is beschikbaar via de documentatie van Squarespace.

17. Sociale media

VIQTUS is actief op verschillende sociale mediaplatformen, waaronder:

  • Instagram;

  • Facebook;

  • LinkedIn.

Wanneer u onze sociale media bezoekt of via deze platformen contact met ons opneemt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door zowel VIQTUS als het betreffende sociale mediaplatform. Foto's of video's van klanten worden alleen met toestemming gebruikt, tenzij een andere rechtsgrond van toepassing is.

Voor de verwerking van persoonsgegevens door deze platformen verwijzen wij naar hun eigen privacyverklaringen.

VIQTUS is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze externe platformen persoonsgegevens verwerken.

18. Nieuwsbrieven en marketing

Indien wij in de toekomst nieuwsbrieven of marketingcommunicatie aanbieden, zullen wij uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

Wanneer toestemming vereist is, zullen wij deze vooraf vragen.

U kunt zich op elk moment uitschrijven voor marketingcommunicatie via de afmeldlink in de betreffende communicatie of door contact met ons op te nemen.

19. Uw rechten

Als betrokkene beschikt u, overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U kunt deze rechten kosteloos uitoefenen, behoudens wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Recht op inzage

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens VIQTUS over u verwerkt.

Op verzoek bezorgen wij u een overzicht van de persoonsgegevens die wij over u bewaren, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Recht op rectificatie

Wanneer persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u vragen deze te laten verbeteren of aanvullen.

Wij streven ernaar dergelijke aanpassingen zo snel mogelijk uit te voeren.

Recht op gegevenswissing

U kunt verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen wanneer:

  • de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij werden verzameld;

  • u uw toestemming intrekt en geen andere rechtsgrond bestaat;

  • de verwerking onrechtmatig is;

  • de wet ons verplicht de gegevens te verwijderen.

Dit recht is niet absoluut. VIQTUS kan bepaalde gegevens blijven bewaren wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, voor fiscale doeleinden of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen kunt u vragen de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

Tijdens deze periode mogen wij uw gegevens enkel nog bewaren of verwerken wanneer dit wettelijk toegestaan is.

Recht op overdraagbaarheid

Voor persoonsgegevens die u zelf aan VIQTUS heeft verstrekt en die geautomatiseerd worden verwerkt op basis van toestemming of een overeenkomst, kunt u verzoeken deze gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat of deze rechtstreeks te laten overdragen aan een andere dienstverlener, voor zover dit technisch haalbaar is.

Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens wanneer deze gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van VIQTUS.

Wij zullen uw verzoek beoordelen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken.

De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment waarop de toestemming werd ingetrokken.

20. Uitoefenen van uw rechten

Wilt u gebruikmaken van één of meerdere van bovenstaande rechten?

Dan kunt u contact opnemen via:

VIQTUS
Hillestraat 16
8800 Roeselare

E-mail: info@viqtus.com

Om uw privacy te beschermen, kunnen wij vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek behandelen.

Wij beantwoorden uw verzoek binnen de wettelijke termijn van één maand. Indien uw verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk omvat, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

21. Klachten

Indien u van mening bent dat VIQTUS uw persoonsgegevens niet overeenkomstig de toepasselijke wetgeving verwerkt, vragen wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een passende oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heeft u steeds het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Voor België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

22. Wijzigingen aan dit privacybeleid

VIQTUS behoudt zich het recht voor dit privacybeleid op elk moment aan te passen wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld naar aanleiding van:

  • wijzigingen in de wetgeving;

  • nieuwe diensten of producten;

  • technologische ontwikkelingen;

  • wijzigingen aan onze website of mobiele applicatie;

  • organisatorische wijzigingen.

De meest recente versie wordt steeds gepubliceerd op onze website.

Wij raden u aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

23. Aansprakelijkheid

Hoewel VIQTUS de grootst mogelijke zorg besteedt aan de beveiliging van persoonsgegevens, kan geen enkel systeem een absolute beveiliging garanderen.

VIQTUS kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die het gevolg is van onvoorziene of onrechtmatige handelingen van derden, tenzij deze schade het gevolg is van een fout of nalatigheid waarvoor VIQTUS wettelijk aansprakelijk is.

24. Toepasselijk recht

Op dit privacybeleid is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

Geschillen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens worden behandeld door de bevoegde Belgische rechtbanken, onverminderd het recht van betrokkenen om zich te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit of andere bevoegde instanties.

25. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Neem dan contact met ons op via:

VIQTUS
Hillestraat 16
8800 Roeselare
België

E-mail: info@viqtus.com

Telefoon:
0491 52 80 12 (Alexander Vanwalleghem)
0499 31 43 43 (Noah Vanwalleghem)

Website: https://viqtus.com

 

Slotverklaring

VIQTUS verwerkt persoonsgegevens met respect voor de privacy van iedere klant, sporter en bezoeker. Wij engageren ons om persoonsgegevens op een transparante, veilige en zorgvuldige manier te behandelen en uitsluitend te verwerken voor gerechtvaardigde doeleinden die bijdragen aan een kwalitatieve dienstverlening.